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    公司新聞 行業動態

    大連錕程科技有限公司基于RFID技術的檔案管理

          檔案資料管理是每個企事業單位都需要面臨的事情,檔案種類繁雜,數量巨大,延續應用傳統的人工紙張記錄方式會給管理造成諸多難題,導致檔案的丟失混亂,從而造成不便,因而應用一套系統的現代化的管理方案是十分必要的。大連錕程科技設計研發的基于rfid技術的檔案管理系統,主要是由數據管理系統和檔案管理信息系統組成的,可以有效的對傳統檔案管理進行信息化完善和補充,為檔案的管理和保存、查找帶來質的提升。    

          在大連錕程科技智能檔案管理系統中,rfid數據管理系統是整個系統的數據存取中心與信息輸出終端,由中心數據庫和智能管理硬件設備組成。其中硬件設備包括讀寫器和手持機,是信息傳輸的重要端口,讀寫器用于標簽信息的錄入和導出,手持機用于對現場信息的采集和通訊,采集到信息導入數據庫記錄分析,從而達到為檔案管理信息系統各功能的使用提供數據支持。
          而檔案管理信息系統則由儲位管理子系統、查詢管理子系統、銷毀管理子系統和安全管理子系統四部分構成。其中儲位管理子系統包括儲位自動識別模塊和檔案自動識別模塊,安全管理子系統又包括監控模塊和警報模塊。該系統與數據管理系統是通過接口互通實現對接,數據管理系統負責檔案信息的采集、儲存,電子標簽的管理,檔案管理系統負責將收集到的檔案信息進行管理和應用。系統支持設置權限管理,以實現檔案管理的安全性。   
          一般來講,檔案的管理流程是入庫-盤點-查閱-防盜-銷毀等幾部分構成的。在新增檔案入庫前,首先要根據檔案的類別、年份、密閉登記、管理方向等規定的管理信息對其進行編制管理,并通過讀寫器將所有相關信息寫入電子標簽,標簽內生成的數據信息被傳送到中心數據庫里以備系統內其他管理模塊調用。應用rfid技術管理檔案,可實現快捷簡便的信息化盤點工作。查詢子系統下達盤點任務,并通過讀寫器對檔案信息進行收集整理,包括檔案具體信息以及儲位信息等,將收集到的信息自動返回中心數據庫,數據庫進行核對清點,異常信息由管理員利用手持機進行進一步的手機核對,并現場完成信息的匹配,達到快速盤點的目的。
          查詢功能完全由查詢管理子系統完成,工作人員根據需要輸入檔案的編號、名稱等相關信息進行查詢,檔案自動識別模塊對信息進行識別匹配,儲位接受查詢指令亮燈指示檔案具體位置,工作人員拿到檔案后經過出庫口時,庫門安裝的閱讀器將再次對標簽信息進行讀取審核,與系統出庫檔案一致會放行,不一致會發出警報信息,處理異常領取。對于所有閱讀器識別范圍內的檔案,當被異常取出時,監控模塊均會激活警報模塊發出異常情況警報。
          檔案的價值收時間效應影響很大,對于失去管理價值的檔案,企事業檔位將會予以銷毀處理。以減輕對檔案管理資源的占用。在檔案管理過程中,超過預期管理時效的檔案將自動提示銷毀信息,由管理部門決定是否進行銷毀處理,實現對檔案的有效期管理。銷毀檔案的標簽可以卸載下來,對信息進行更新修改,重復利用在新增檔案上。
          大連錕程科技設計研發的智能檔案管理系統,可幫助企事業單位有效的對檔案進行分類管理,解決傳統管理不當的問題,方便檔案的存檔和查找,為企業管理提供便利。系統的建立,不僅可以更好的解決檔案混亂管理的問題,還可以規劃檔案存儲空間,整合傳統紙張檔案占用資源,避免因管理混亂造成的資源浪費的問題。

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